1. Aceptación de los Términos: Indicar claramente que la contratación de cualquier servicio o la compra de cualquier producto implica la aceptación total de estos términos y condiciones.
2. Definiciones: Crear un glosario con los términos clave que se utilizarán a lo largo del documento (ej. "Cliente", "Empresa", "Servicios", "Productos", "Orden de Trabajo", "Propuesta").
3. Comunicaciones: Establecer los canales de comunicación oficiales (correo electrónico, teléfono, etc.) y los plazos para notificaciones importantes.
4. Confidencialidad: Comprometerse a proteger la información confidencial del cliente y, a su vez, exigir el mismo trato para la información técnica y comercial de su empresa.
5. Propiedad Intelectual:
Para Proyectos de Automatización y Control: Reservar la propiedad intelectual sobre el software, diagramas, planos y cualquier otra documentación de ingeniería desarrollada. Se puede otorgar al cliente una licencia de uso no exclusiva e intransferible.
General: Proteger la marca, logos y material publicitario de su empresa.
6. Precios y Cotizaciones:
Especificar la validez de las cotizaciones (ej. 30 días).
Indicar si los precios incluyen o no impuestos (como el IVA), costos de transporte, embalaje, etc.
Reservarse el derecho de modificar los precios ante fluctuaciones del mercado, informando previamente al cliente.
7. Condiciones de Pago:
Detallar las modalidades de pago aceptadas (transferencia, tarjeta de crédito, etc.).
Establecer los plazos de pago (ej. 50% de anticipo y 50% contra entrega, pago a 30 días, etc.).
Definir las consecuencias por mora en el pago, como la aplicación de intereses o la suspensión de servicios.
8. Limitación de Responsabilidad:
Establecer un límite máximo a la responsabilidad de la empresa por daños directos, generalmente hasta el monto del servicio o producto contratado.
Excluir la responsabilidad por daños indirectos, consecuenciales, lucro cesante o pérdida de oportunidades de negocio del cliente.
No hacerse responsable por fallas derivadas de un mal uso por parte del cliente, intervenciones de terceros no autorizados o condiciones ambientales inadecuadas.
9. Fuerza Mayor: Exonerar a ambas partes del cumplimiento de sus obligaciones ante eventos imprevisibles e irresistibles (desastres naturales, huelgas generales, etc.).
10. Ley Aplicable y Jurisdicción: Indicar la legislación que regirá el contrato y los tribunales competentes para resolver cualquier disputa.
Esta sección detalla las particularidades de los contratos de mantenimiento, ya sean preventivos o correctivos.
1. Alcance de los Servicios:
Definir claramente qué incluye el servicio de mantenimiento: inspecciones periódicas, limpieza de componentes, ajustes, mediciones, etc.
Especificar qué no está incluido (ej. reparaciones mayores, reemplazo de equipos no cubiertos por la garantía, modificaciones a la instalación).
2. Modalidades de Servicio:
Mantenimiento Preventivo: Detallar la frecuencia de las visitas, las tareas a realizar en cada una y los informes que se entregarán.
Mantenimiento Correctivo: Establecer los tiempos de respuesta para la atención de emergencias (ej. 24/7, horario hábil), los costos por hora de trabajo y los cargos por desplazamiento.
3. Obligaciones del Cliente:
Garantizar el acceso seguro del personal técnico a las instalaciones.
Proporcionar la documentación técnica relevante (planos, manuales).
Informar de manera inmediata sobre cualquier anomalía detectada.
Asegurar que las instalaciones cumplan con las normativas de seguridad vigentes.
4. Repuestos y Materiales:
Indicar si el costo de los repuestos está incluido en el abono de mantenimiento o si se facturarán por separado.
Especificar si se utilizarán repuestos originales o alternativos de calidad certificada.
Los proyectos de automatización tienen un componente de desarrollo e implementación que debe ser cuidadosamente regulado.
1. Propuesta Técnica y Alcance del Proyecto:
Establecer que el proyecto se ejecutará de acuerdo con la propuesta técnica y económica aprobada por el cliente.
Definir los entregables del proyecto: hardware, software, documentación, capacitación, etc.
2. Fases del Proyecto y Hitos de Pago:
Dividir el proyecto en fases (ingeniería, compra de equipos, programación, instalación, puesta en marcha) y vincular los pagos a la finalización de cada hito.
3. Control de Cambios:
Establecer un procedimiento formal para solicitar y aprobar cualquier modificación al alcance original del proyecto, incluyendo el ajuste de costos y plazos.
4. Pruebas de Aceptación (FAT y SAT):
Definir los protocolos para las Pruebas de Aceptación en Fábrica (FAT, Factory Acceptance Test) y en Sitio (SAT, Site Acceptance Test).
Establecer los criterios que se utilizarán para dar por aceptado el proyecto.
5. Capacitación:
Especificar el alcance, duración y lugar de la capacitación que se brindará al personal del cliente para la operación y mantenimiento del sistema.
6. Licenciamiento de Software:
Aclarar si el software desarrollado es una licencia de uso para el cliente o si se transfiere el código fuente.
Indicar si se utilizan licencias de software de terceros y quién es el responsable de su adquisición y renovación.
Para la comercialización de productos, es crucial definir las políticas de venta, entrega y garantía.
1. Pedidos:
Indicar que los pedidos deben realizarse por los canales oficiales (ej. portal web, correo electrónico a ventas).
Establecer que un pedido se considera firme una vez que la empresa lo ha confirmado.
2. Entrega y Transporte:
Especificar las condiciones de entrega (ej. EXW - Ex Works, FOB - Free On Board).
Definir quién es el responsable del costo y el riesgo del transporte.
Establecer los plazos de entrega estimados y aclarar que pueden variar.
3. Recepción e Inspección:
Otorgar al cliente un plazo determinado (ej. 48 horas) desde la recepción para inspeccionar los productos y notificar cualquier daño o discrepancia con el pedido. Pasado ese plazo, se considerarán aceptados.
4. Política de Devoluciones y Cambios:
Establecer las condiciones bajo las cuales se aceptan devoluciones (ej. producto defectuoso, error en el envío).
Especificar el plazo para solicitar una devolución y el estado en que debe encontrarse el producto (sin uso, en su empaque original).
Aclarar si se realizan devoluciones de dinero o se emiten notas de crédito.
5. Garantía de los Productos:
Indicar el período de garantía para cada tipo de producto.
Aclarar que la garantía cubre defectos de fabricación y no daños por mala instalación, uso indebido o desgaste normal.
Definir el procedimiento para hacer efectiva la garantía (presentación de factura, inspección técnica, etc.).
Especificar si la garantía implica la reparación, el reemplazo del producto o la devolución del dinero.
6. Reserva de Dominio:
Establecer que los productos seguirán siendo propiedad de la empresa hasta que el cliente haya realizado el pago total de los mismos.